Wer darf meine Arbeitszeit kontrollieren?
Viele Beschäftigte fragen sich: Wer darf meine Arbeitszeit kontrollieren? Die Antwort hängt davon ab, welche Funktion die betreffende Person oder Stelle im Unternehmen hat und welche gesetzlichen Pflichten bestehen. Eine klare Trennung zwischen interner Kontrolle & behördlicher Aufsicht ist dabei entscheidend, um Transparenz und Datenschutz zu gewährleisten.
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber selbst – bzw. durch beauftragte Personen – die Arbeitszeiterfassung und deren Richtigkeit prüfen. Gleichzeitig haben auch behördliche Kontrollorgane wie der Zoll in Deutschland oder die Arbeitsinspektion in Österreich das Recht, Arbeitszeitaufzeichnungen zu überprüfen, um Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu verhindern. Darüber hinaus können auch interne Stellen wie Betriebsrat, Personalabteilung, Lohnbüro oder zuständige Dienstplaner Einsicht nehmen, sofern dies für ihre Aufgaben erforderlich ist.
||| Arbeitgeberpflicht & Verantwortung
Kontrolle durch Arbeitgeber & Personalabteilung
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden zu erfassen und deren Einhaltung zu kontrollieren. Das gilt für alle Arbeitszeitmodelle – von Gleitzeit über Teilzeit bis hin zu Schichtarbeit.
In der Praxis übernimmt die Personalabteilung, der Personal-Administrator oder ein zuständiger Dienstplaner diese Aufgabe. Sie sorgen dafür, dass alle Arbeitszeitdaten korrekt hinterlegt, Pausen eingehalten und Überstunden richtig abgerechnet werden.
Mit dem TeamTakt-Modul zur Arbeitszeiterfassung wird diese Kontrolle deutlich einfacher: Über Echtzeitansichten können Arbeitgeber jederzeit nachvollziehen, wer gerade arbeitet, pausiert oder seinen Arbeitstag bereits beendet hat. Das reduziert Fehlerquellen und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
||| Interne Interessenvertretung
Welche Rolle spielt der Betriebsrat?
Der Betriebsrat hat nach den gesetzlichen Mitbestimmungsrechten (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Deutschland, § 96 ArbVG in Österreich) das Recht, bei der Einführung und Nutzung von Arbeitszeiterfassungssystemen mitzuwirken.
Er darf also nicht nur über die Form der Kontrolle der Arbeitszeit mitentscheiden, sondern auch Einsicht in die erfassten Zeiten nehmen – etwa zur Prüfung, ob Arbeitszeitregelungen eingehalten oder Mitarbeitende benachteiligt werden. Diese Kontrollrechte dienen der Fairness und Transparenz im Betrieb und stellen sicher, dass Beschäftigte vor Überlastung oder ungerechter Behandlung geschützt werden.
Digitale Systeme wie TeamTakt erleichtern diese Zusammenarbeit erheblich: Durch klare Rollenverteilungen (z. B. Personal-Administrator, Personal-Vertreter, Dienstplaner) können Zugriffsrechte exakt gesteuert werden. So bleibt der Datenschutz gewahrt, während der Betriebsrat seine Kontrollfunktion effizient, nachvollziehbar und gesetzeskonform ausüben kann – ganz ohne Papierchaos oder doppelte Datenerfassung.
||| Externe Prüfungen
Kontrolle durch Zoll, Arbeitsinspektion & Arbeitsschutzbehörde
Neben internen Stellen haben auch behördliche Kontrollorgane das Recht, die Arbeitszeiterfassung zu überprüfen. In Deutschland ist dies meist der Zoll, der im Rahmen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) kontrolliert, ob Arbeitszeiten korrekt erfasst und Mindestlohnregelungen eingehalten werden.
In Österreich übernimmt diese Aufgabe die Arbeitsinspektion. Sie prüft regelmäßig, ob Unternehmen das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG) einhalten. Auch die Arbeitsschutzbehörde kann in bestimmten Fällen Einsicht verlangen, wenn der Verdacht auf übermäßige Arbeitsbelastung oder Verstöße gegen Pausenzeiten besteht.
Mit TeamTakt sind Unternehmen auf solche Prüfungen bestens vorbereitet: Alle Daten liegen DSGVO-konform, manipulationssicher und revisionssicher vor. So können Behörden die notwendigen Nachweise schnell und unkompliziert einsehen.
||| Verbindung zu Lohnabrechnung & Verwaltung
Zugriff durch Lohnbüro und Lohnverrechnung
Auch das Lohnbüro oder die Lohnverrechnung benötigen Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung, um Gehälter, Zulagen und Überstunden korrekt zu berechnen. Eine präzise Datengrundlage ist entscheidend, damit keine Differenzen zwischen erfassten Arbeitszeiten und tatsächlicher Auszahlung entstehen. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten haben.
Das TeamTakt-Modul Arbeitszeiterfassung bietet hierfür automatisierte Exportfunktionen und eine direkte Schnittstelle zur Lohnverrechnung. Arbeitszeitdaten können in wenigen Sekunden übertragen werden – ohne manuelle Eingaben, doppelte Datenerfassung oder Risiko von Übertragungsfehlern. So wird der Prozess von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung deutlich effizienter und verlässlicher.
Dadurch sinkt das Fehlerrisiko, während gleichzeitig Zeit und Ressourcen gespart werden. Für Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Schichtsystemen ermöglicht TeamTakt zudem, Zugriffsrechte individuell zu definieren – etwa nur für die Personalabteilung, Personal-Administratoren oder zuständige Dienstplaner. Das schafft Sicherheit, Transparenz und klare Verantwortlichkeiten.
||| Transparente Zugriffsrechte im System
Wie TeamTakt Datenschutz & Kontrolle vereint
Eines der größten Themen bei der Kontrolle der Arbeitszeit ist der Datenschutz. Wer darf welche Daten sehen – und wie wird der Missbrauch verhindert
Im TeamTakt-System sind alle Berechtigungen fein abgestuft:
• Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Arbeitszeiten.
• Personal-Administratoren oder Personal-Vertreter erhalten Zugriff auf Teamdaten.
• Dienstplaner können Planungen einsehen und bearbeiten.
• Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche haben Zugriff auf übergreifende Auswertungen.
Jeder Zugriff wird protokolliert, jede Änderung dokumentiert. So bleiben Arbeitszeitdaten nachvollziehbar, geschützt und gleichzeitig transparent für berechtigte Personen.
||| Kontrolle ja – aber mit System und Transparenz
TeamTakt sorgt für Rechtssicherheit & Vertrauen
Die Kontrolle der Arbeitszeit ist kein Zeichen von Misstrauen, sondern ein rechtlich notwendiger Bestandteil eines professionellen und gut organisierten Arbeitsumfelds. Sie schützt nicht nur Arbeitgeber vor Haftungsrisiken, sondern auch Mitarbeitende vor Überlastung und unbezahlten Überstunden. Entscheidend ist dabei, wer Einsicht in die Daten hat und wie diese Kontrolle erfolgt – nachvollziehbar, respektvoll und datenschutzkonform.
Mit TeamTakt gelingt genau dieser Spagat: Eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung mit klar geregelten Zugriffsrechten, automatischen Prüfmechanismen und einer transparenten Darstellung für Mitarbeitende und Vorgesetzte. Durch klare Prozesse, digitale Dokumentation und intuitive Bedienung entsteht eine moderne, vertrauensvolle Unternehmenskultur – in der Kontrolle, Datenschutz & Fairness Hand in Hand gehen und die Zusammenarbeit langfristig stärkt.
